Es una representación gráfica de la estructura de una empresa, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas
CLASES DE ORGANIGRAMAS
MICRO-ADMINISTRATIVOS: Pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.
MACRO-ADMINISTRATIVOS: Son la representación gráfica de más de una entidad.
MESOADMINISTRATIVOS: En estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.
SEGÚN EL ÁMBITO
GENERALES: Aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.
ESPECÍFICOS: Representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.
SEGÚN LA PRESENTACIÓN
HORIZONTALES: En estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.
VERTICALES: Las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.
MIXTOS: Estos son una combinación de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.
SEGÚN EL CONTENIDO
INTEGRALES: En ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.
FUNCIONALES: A los elementos de los integrales se le agrega una reseña de las funciones más importantes de cada área.
DE PUESTOS, PLAZAS, UNIDADES: En estos se señala qué puestos se necesitan para cada unidad, el número de plazas que existen y que se requieren.
PERFIL DEL CARGO
Es el conjunto de características generales y particulares que el empleador define para buscar postulantes para un cargo y con el cual convoca a los candidatos, y con los que espera obtener del seleccionado un buen desempeño en el cargo.
ELEMENTOS DE UN PERFIL DEL CARGO
ELEMENTOS DE UN PERFIL DEL CARGO
- Conocimientos
- Habilidades
- Destrezas
- Aptitudes
- Actitudes
- Experiencias
- Competencias
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DEL CARGO
- Identificar funciones
- Descubrir competencias básicas, generales y técnicas
MANUAL DE FUNCIONES
Es un documento formal que compila las diferentes descripciones de puestos de trabajo de una organización. Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a cabo la correcta gestión de los recursos humanos.
Este manual nos permite:
* Documentar los diferentes puestos de trabajo
* Hace posible el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo
* Definir áreas de resultado
* Analizar las funciones
ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE FUNCIONES
1. Logo
2. Nombre de la empresa
3. Nombre del cargo
4. Dependencia o área
5. Reportan a
6. Le reportan a
7. Perfil del cargo
8. Objetivo del cargo
9. Funciones
10. Elaborado por
11. Revisado por
12. Ultima revisión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el que hacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
,
Las ventajas de los manuales de procedimientos son :
* Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
* Auxilian en la inducción al puesto
* Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
* Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
* Son guías del trabajo a ejecutar.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Logo
2. Nombre de la empresa
3. Nombre del cargo
4. Dependencia
5. Nombre del proceso
6. Alcance
7. Objetivo del proceso
8. Descripción de los pasos9. Elaborado por
10. Revisado por
11. Fecha ultima revisión
MANUAL DE PROCESOS
Es un documento que permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa a los intereses primarios de la organización.
Las funciones básicas del manual de procesos son:
* El establecimiento de objetivos
* La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.
* Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
* La generación de recomendaciones.
* La creación de sistemas de información eficaces
* La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
* El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCESOS
1. Logo
2. Nombre de la empresa
3. Nombre del cargo
4. Dependencia
5. Nombre del proceso
6. Alcance
7. Objetivo del proceso
8. Pasos (flujo-grama)
9. Elaborado por
10. Revisado por
11. Fecha ultima revisión
Logo de Avianca
ORGANIGRAMA DE AVIANCA
MANUAL DE FUNCIONES
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nombre de la empresa
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Avianca
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Nombre del cargo
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Gerente general
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Dependencia
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Administrativa
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Reporta a
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Junta directiva
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Le reportan a
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Director
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PERFIL DEL CARGO
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Licenciado en Administración de empresas y dirección de empresas, capacidad de trabajar con miras a la consecución de objetivos de ventas y rentabilidad.
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OBJETIVO DEL CARGO
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Responsable por la dirección y presentación legal, judicial y extra judicial, estableciendo las políticas generales que regirán a la empresa, desarrolla y define los objetivos organizacionales, planifica el crecimiento de la empresa a corto y largo plazo.
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FUNCIONES
| |||
· Controlar los recursos físicos , económicos y humanos
· Dirigir las operaciones del negocio siguiendo los lineamientos establecidos en la junta directiva
· Controlar las actividades planificadas
· Mantener actualizada la base de datos de los clientes
· Prever los servicio necesarios para tal crecimiento
· Generar excelentes resultados financieros
· Representar a la empresa ante los proveedores
· Asegurar la comunicación del personal de la agencia y sus subordinados
· Dar soluciones a las quejas de los clientes
· Realizar las funciones del control administrativo de su área
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Elaborado por
|
Director
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Revisado por
|
Junta directiva
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Última revisión
|
11 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCESOS
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nombre de la empresa
 |
Avianca
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Nombre del cargo
|
Gerente general
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Dependencia
|
Administrativa
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Nombre del proceso
|
Asegurar la comunicación del personal de la agencia y sus subordinados
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DESCRIPCION DE PASOS
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1. Dar la información necesaria sobre sus servicios y documentos.
2. Conocer y promover los servicios d los proveedores.
3. Vendera sus clientes al precio establecido.
4. Recibir el dinero, guardándolo y depositándolo después de liquidarlo con el proveedor.
5. Abonar la comisión acordada por la agencia.
6. Dar formalización a lo abonado en la comisión.
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Elaborado por
|
Director
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Revisado por
|
Junta directiva
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Última revisión
|
11 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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nombre de la empresa
|
Avianca
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Nombre del cargo
|
Gerente general
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Dependencia
|
Administrativa
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Nombre del proceso
|
Asegurar la comunicación del personal de la agencia y sus subordinados
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ALCANCE
|
Darle un orden y funcionalidad a los colaboradores y funcionarios
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OBJETIVO
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Organizar y controlar las actividades de la agencia
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DESCRIPCION DE PASOS
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 | |||
Elaborado por
|
Director
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Revisado por
|
Junta directiva
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Última revisión
|
11 de mayo de 2017
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MANUAL DE FUNCIONES
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nombre de la empresa Avianca
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nombre del cargo
Gerente de viajes | ||
dependencia
Gerencia | ||
reporta a
Junta directiva | ||
le reportan a
Director | ||
PERFIL DEL CARGO
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Técnico en licenciatura agente de viajes debe dominar el idioma ingles y si es posible un segundo como geografía, cultura general, geografía, arte, historia y computación.
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OBJETIVO DEL CARGO
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Orientar a todos los empresarios y trabajadores vinculados a las agencias de viajes, sobre cómo establecer acciones estandarizadas dentro del servicio ofrecido.
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FUNCIONES
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· Informar y asesorar al viajero sobre las características de los destinos.
· Asumir el papel de experto y asesorar los viajes.
· Ofrecer un consejo profesional y personalizado al usuario para ayudarle a decidir.
· Planear y elaborar itinerarios individualmente, viajes individuales y viajes en grupo
· Ofrecer y vender viajes ya organizados
· Hacer las reservaciones necesarias en hoteles, moteles , alojamientos y zonas
· Alquilar de coches, comidas traslado de pasajeros y equipaje de terminales
· Conocer para aconsejar al cliente sobre los muchos detalles implicados en viajes actuales
· Tener conocimiento sobre horarios de conexión entre trenes, aviones, precio de hoteles, su calidad
· Hacer reservaciones para la realización de alguna actividad en especial.
· Confirmar los viajes.
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elaborado por Director
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revisado por Gerente de viajes
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fecha ultima revisión 13 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCESOS
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Avianca
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Nombre del cargo
|
Gerente de viajes
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Dependencia
|
Gerencia
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Nombre del proceso
|
Hacer las reservaciones necesarias en los alojamientos.
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DESCRIPCION DE PASOS
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1. Requerir que el cliente acepté las condiciones de contratación de servicio.
2. Firmar un contrato o firma de un recibo.
3. Especificar los servicios solicitados, los servicios por el cliente.
4. Tener definido y documentado un sistema para asistencia y atención al cliente.
5. Hacer resolución de incidencias sugeridas durante el viaje.
6. Tener definida la dirección de la agencia debe tener definido e implantados los lineamientos de atención personal y telefonía s los clientes.
7. Definir y documentar los criterios para el control.
8. Presentar y entregar la documentación de viaje para los clientes.
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Elaborado por
|
Director
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Revisado por
|
Gerente de viajes
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Última revisión
|
13 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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nombre de la empresa
|
Avianca
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Nombre del cargo
|
Gerente de viajes
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Dependencia
|
gerencia
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Nombre del proceso
|
Hacer las reservaciones necesarias en los alojamientos.
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ALCANCE
|
Dirigir al personal que desempeña la función de administrar el área comercial en la agencia de viajes
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OBJETIVO
|
Aplicar políticas de organización contribuyendo rendimientos esperados por la empresa
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DESCRIPCIÓN DE PASOS
| |||
 | |||
Elaborado por
|
Director
| ||
Revisado por
|
Gerente de viajes
| ||
Última revisión
|
13 de mayo de 2017
| ||
MANUAL DE FUNCIONES
| |||
nombre de la empresa
|
Avianca
| ||
Nombre del cargo
|
Guía turístico
| ||
Dependencia
|
Turismo
| ||
Reporta a
Le reportan a
|
Agencia de viajes
Director
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PERFIL DEL CARGO
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Grado en gestión turística, técnico superior en guía, manejo de diferentes idiomas en especial en inglés, conocer de primeros auxilios, tener información y asistencias turísticas y grado en turismo.
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OBJETIVO DEL CARGO
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Guiar a los visitantes en el idioma de su elección e interpretar el patrimonio cultural y natural de una zona, por lo general emitido y reconocido por las actividades competentes.
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FUNCIONES
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· Conducir los grupos en empresas de viajes de turismo.
· Guiar en sitios terrestres y lacustres.
· Recibir personas de forma individual y grupal – Recepcionista.
· Velar por la seguridad del grupo, prevenir accidentes.
· Supervisar el cumplimiento de horarios, controlando la calidad del servicio.
· Llevar estadísticas de visitantes: Numero, edad, procedencia, grado de satisfacción, etc.
· Capturar y manejar las operaciones de sistemas de información.
· Distribuir el tiempo entre los diferentes puntos del itinerario.
· Asistir al turista en sus primeros auxilios y coordinar su ingreso a los centrales hospitalarios.
· Elaborar un informe al finalizar cada itinerario.
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Elaborado por
|
Director
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Revisado por
|
Guía turística
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Última revisión
|
18 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCESOS
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nombre de la empresa
|
Avianca
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Nombre del cargo
|
Guía turístico
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Dependencia
|
Turismo
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Nombre del proceso
|
Llevar estadísticas de los
visitantes
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DESCRIPCION DE PASOS
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1. Contar el relato claro conciso y sencillo.
2. Visualizar los datos que piden para poder completarlos.
3. Realizar las tablas para minimizar el número de datos en el texto.
4. Realizar los gráficos adecuados para reunir todos los datos.
5. Realizar mapas si es necesario, para mostrar la localización geográfica, comparar áreas, resumir los datos y su complejidad.
6. Pasar las estadísticas a la dependencia y persona asignada.
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Elaborado por
|
Director
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Revisado por
|
Guía turística
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Última revisión
|
18 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
| |||
nombre de la empresa
|
Avianca
| ||
Nombre del cargo
|
Guía turístico
| ||
Dependencia
|
Turismo
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Nombre del proceso
|
Llevar estadística de todos
los visitantes
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ALCANCE
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Entregar una estadística clara de todos los visitantes en general
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OBJETIVO
|
Analizar el número, la edad, la procedencia, etc. De cada uno de los visitantes
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DESCRIPCIÓN DE PASOS
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| |||
Elaborado por
|
Director
| ||
Revisado por
|
Guía turística
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Última revisión
|
18 de mayo de 2017
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Manual de funciones
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Nombre de la empresa
|
Avianca
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Nombre del cargo
|
Asesor comercial
| |
Dependencia
|
Departamento de ventas
| |
Reporta a
|
Gerente de ventas
| |
Le reporta a
|
Director
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Perfil del cargo
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Técnico en agencias de viajes y gestión de ventas con diplomatura de turismo, organiza viajes, brindar información acerca de la agencia o actividades que se realizan en ella, ofreciendo facilidades, modalidades y características.
| ||
Objetivo del cargo
| ||
Vender servicios de viaje, desarrollando la gestión económica-administrativa que resulta inherente y gestionando el departamento o unidad correspondiente a la asignación de asientos de avión.
| ||
Funciones
| ||
· Estar familiarizado con el producto para proponerlo.
· Realizar la venta de viajes por aire y servicios relacionados directamente con el público que viaja.
· Manejar la reservación de los servicios requeridos, cotización de tarifas y expedición de boletas.
· Elaborar la documentación necesaria.
· Informar al cliente sobre los requisitos del viaje, los documentos y las reglas que debe cumplir el pasajero, especialmente cuando es un servicio internacional.
· Entregar al pasajero toda la documentación necesaria para realizar el viaje.
· Verificar que todo este confirmado correctamente.
· Cobrar al cliente y asegurarse de hacer los pasos necesarios.
· Mantener la comunicación con el cliente para permanecer en contacto.
· Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes.
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Elaborado por asesor comercial
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Revisado por gerente de ventas
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Última revisión 15 de mayo de 2017
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Manual de procesos
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Nombre de la empresa
|
Avianca
| |
Nombre del cargo
|
Asesor comercial
| |
Dependencia
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Departamento de ventas
| |
Nombre del proceso
|
Venta de tiquetes para viajes aéreos
| |
Objetivo informar y asesorar al pasajero sobre la mayor cantidad de características
Del viaje que va a realizar.
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Descripción de pasos
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1. Saludar
2. Conocer que necesita el cliente
3. Conocer si el cliente ya ha adquirido un servicio en la agencia de viajes.
4. Derivar a los clientes reales.
5. Seguir el protocolo de actuación con el resto de personas.
6. Entregar de folletería e información sobre precios y características generales del servicio.
7. Realizar el viaje del cliente.
| ||
Elaborado por asesor comercial
| ||
Revisado por gerente de ventas
| ||
Última revisión 15 de mayo de 2017
| ||
Manual de procedimientos
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|
Nombre de la empresa
|
Avianca
|
Nombre del cargo
|
Asesor comercial
| |
Dependencia
|
Departamento de ventas
| |
Nombre del proceso
|
Venta de tiquetes para viajes aéreos
| |
alcance Asesorar a los pasajeros
| ||
Objetivo Informar y asesorar al pasajero sobre la mayor cantidad de características
del viaje que va a realizar.
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Descripción de pasos
| ||
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Revisado por gerente de ventas
| ||
Última revisión 15 de mayo de 2017
| ||
MANUAL DE FUNCIONES
| |||
Nombre de la empresa
|
Avianca
| ||
Nombre del cargo
|
Contador
| ||
Dependencia
le reporta a |
Administrativa
gerente general | ||
Director
| |||
PERFIL DEL CARGO
| |||
Licenciado en Administración y dirección de empresas con formación profesional de contabilidad y finanzas, con al menos un año de experiencia en contabilidad y finanzas, con formación complementaria de office y Word
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OBJETIVO DEL CARGO
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Analiza y propone los métodos y procedimientos para realizar los registros contables , tributarios y financieros de Avianca
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FUNCIONES
| |||
· Llevar de forma organizada la contabilidad de Avianca
· Planificar los movimientos y actividades que se puedan realizar en unidad de contabilidad
· Supervisar y controlar los procesos contables
· Presentar informes y sugerencias sobre la marcha de las actividades contables
· Verificar los comprobantes de ingreso y órdenes de pago
· Mantener la contabilidad de la empresa al día
· Controlar los recursos económicos y financieros de una empresa
· Generar mejores resultados contablemente
· Decidir sobre aspectos contables
· Dirigir y controla las aplicaciones de contabilidad
| |||
Elaborado por
|
Contador
| ||
Revisado por
|
Director
| ||
Última revisión
|
15 de mayo de 2017
| ||
MANUAL DE PROCESOS
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nombre de la empresa
|
Avianca
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Nombre del cargo
|
Contador
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Dependencia
|
Administrativa
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Nombre del proceso
|
Controlar los recursos económicos y financieros de Avianca
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DESCRIPCION DE PASOS
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1. Analizar fiablemente y detalladamente y hacer un análisis de la situación de la empresa en todas la áreas como tesorería, rentabilidad y ventas
2. Analizar la situación inicial, previamente analizada , y establecer una serie de parámetros, para formular decisiones como inversiones rentabilidad y cambio de producción
3. Balancear General de este buscar los resultados de las ganancias de la empresa
4. Dirigir a que Lo anterior nos permite detectar problemas errores y desviaciones que ha tenido la empresa
5. Llevar posteriormente el control financiero
6. Llevar a la empresa en una senda adecuada y precisa en los objetivos financieros de Avianca
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Elaborado por
|
Contador
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Revisado por
|
Director
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Última revisión
|
15 de mayo de 2017
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
| |||
nombre de la empresa
|
Avianca
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Nombre del cargo
|
contador
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Dependencia
|
Administrativa
| ||
Nombre del proceso
|
Controlar los recursos económicos y financieros de Avianca
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ALCANCE
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Dar Un orden administrativo, llevando tos los recursos contables de Avianca
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OBJETIVO
|
Controlar, dirigir todos los movimientos y actividades contables de Avianca
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DESCRIPCIÓN DE PASOS
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 | |||
Elaborado por
|
Contador
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Revisado por
|
Director
| ||
Última revisión
|
15 de mayo de 2017
| ||
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