PROPONER PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

PROPONER PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN SEGÚN LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CAPACITACIÓN 

La capacitación se define como el conjunto de actividades didácticas, orientadas a ampliar los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que labora en una empresa. La capacitación les permite a los trabajadores poder tener un mejor desempeño en sus actuales y futuros cargos, adaptándose a las exigencias cambiantes del entorno, la capacitación 

- busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

- busca perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo,

- en función de las necesidades de la empresa,

- en un proceso estructurado con metas bien definidas.

Para qué sirve la capacitación:

Por medio de la capacitación, se busca mejorar conocimientos, habilidades, actitudes y conductas de las personas en sus puestos de trabajo. 

- HABILIDAD es la facilidad para realizar una tarea con cierta eficiencia, empleando el mínimo de recursos y de tiempo. 

- ACTITUDES son los marcos de referencia, generalmente emocionales, a través de los cuales juzgamos la realidad, y condicionamos nuestra conducta, predisposiciones para actuar, criterios de juicio. 

- CONDUCTA es la forma de actuar y de relacionarse con los demás; aquí no se evalúan las causas de las conductas. Se busca modificar conductas ante situaciones concretas.

NECESIDAD DE LA CAPACITACIÓN

Surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente.

Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, o descripciones de perfil de puesto. 

 INDUCCIÓN

La inducción a los empleados es una forma de capacitarlos para cumplir bien las funciones y efectuar contribuciones positivas a la organización. Es el proceso de orientación que facilita la adaptación al equipo de trabajo donde se proporcionará al empleado la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Incluye: Conocimiento de valores, normas, criterios y patrones de comportamiento. Este proceso de orientación facilita la adaptación al equipo de trabajo

El proceso de inducción es muy importante ya que de él depende que el nuevo personal se integre y conozca a quienes ya pertenecen a la empresa

En la inducción se debe brinda información de la siguiente naturaleza:

Idea de la empresa en que va a trabajar, su historia, su organización, entre otros.

- Políticas generales.

- Reglas generales.

- Beneficios de los que puede disfrutar.

- Realizar visitas a las instalaciones organización.

ENTRENAMIENTO 

Se conoce como entrenamiento a la adquisición de habilidades, capacidades y conocimientos como resultado de la exposición a la enseñanza de algún tipo de oficio, carrera o para el desarrollo de alguna aptitud física o mental y que está orientada a reportarle algún beneficio o utilidad al individuo que se somete a tal o cual aprendizaje.

El entrenamiento es la educación profesional que busca adaptar al hombre a determinado cargo. Sus objetivos se sitúan a corto plazo, son limitados e inmediatos, buscando dar al individuo los elementos esenciales para el ejercicio de un cargo y preparándolo de manera adecuada.

Se puede considerar entonces que estudiar, formarse y desarrollar un conocimiento técnico es también una forma de Entrenamiento, es decir, la adquisición de Conocimientos Específicos para poder realizar una actividad profesional, científica o laboral específica, siendo una forma de preparación para poder afrontar las distintas problemáticas que se planteen posteriormente.

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

La Determinación de Necesidades de Capacitación (DNC) es la parte medular del proceso de capacitación laboral. Nos permite conocer las necesidades existentes en un empresa, a fin de establecer los objetivos y acciones en el plan de capacitación.

Toda necesidad implica la carencia de un satis factor. Cuando se mencionan las necesidades de capacitación se refiere específicamente a la ausencia o deficiencia en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que una persona debe adquirir, reafirmar y actualizar para desempeñar satisfactoriamente las tareas o funciones propias de su puesto.

Al elaborar la DNC, es muy importante tener presente que la capacitación es la solución a los problemas de una empresa cuando sus causas se relacionan con deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes por parte de los trabajadores; pero cuando los problemas sean de tipo administrativo o económico, es indudable que las solucionen impliquen cambios en la organización de la empresa.

La efectividad de un programa de capacitación no depende exclusivamente de la calidad de los cursos, sino también de la forma en que se satisface las necesidades de capacitación previamente determinadas y que contribuyen al logro de los objetivos fijados por la organización.

CUANDO SE DEBE HACER UN DNC

- Problemas en la empresa

- Solicitud de personal

- Rotación de personal

- Cambios políticos, culturales

- Cambios de función o cargo

- Desviaciones productivas

PLAN DE CAPACITACIÓN

La  capacitación, es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de  manera organizada y sistemática, mediante el cual el personal adquiere o  desarrolla conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y  modifica sus actitudes frente a aspectos de la organización, el puesto o el  ambiente laboral. como componente del proceso de desarrollo de los recursos  humanos, la capacitación implica por un lado, una sucesión definida de  condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del colaborador a su  puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así  como su progreso personal y laboral en la empresa. y, por otro un conjunto de  métodos técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación  de acciones específicas de la empresa para su normal desarrollo.

El plan de  capacitación incluye a las personas que  integran en  la empresa, se agrupan de acuerdo a las áreas de actividad y con temas puntuales,  algunos de ellos recogidos de la sugerencia de los propios colaboradores,  identificados en las fichas de desempeño laboral; así mismo está enmarcado dentro  de los procedimientos para capacitación.

1 . Actividad de la empresa: que desarrolla la empresa

2 . Justificación: el recurso más  importante en cualquier organización, y por qué se      hace

3 . Alcance:a quien se va a capacitar

4 . Fines del plan de  capacitación: que se espera y para que se capacita

5 . Objetivos del plan de  capacitación

objetivos general

objetivos específicos

6. Metas: a donde se quiere llegar con la capacitación, y numero de personas a                     capacitar

7. Estrategias: herramientas del proceso

8. Tipos, modalidades y niveles de capacitación

inmanente: la realiza dentro de la empresa fuera de la empresa

Inductiva primera capacitación que se le hace a los empleados

Preventiva: para mejorar el desempeño de los trabajadores

Correctiva: solucionar algo que se halla presentado mal

Modalidades

Formación: conocimientos básicos que se le da al trabajador

Actualización: avances tecnológicos de procesos , normas

Especialización: conocimiento especifico para un cargo determinado

Cargo directivo

Cargo gerencia

Proceso técnico muy especializado

Perfeccionamiento: profundización del conocimiento en un área determinada

Complementación: reforzamiento de un conocimiento especifico

Niveles

Básico: personal que está iniciando en la empresa o es nuevo

Intermedio: conocimiento avanzado de procesos a desarrollar

Avanzado: profundización del conocimiento para tareas especificas

9. Acciones a desarrollar: tema a desarrollar

10. Recursos humanos: lo conforman los participantes, facilita dores y expositores      especializados en la materia, como: licenciados en administración, contadores,   psicólogos, etc.

Materiales: lugar, sitio, auditorio

Mobiliario: maquinas, computador, tv

Materiales: memorias, cd, libros

11. Financiamiento: cuanto cuesta la capacitación y de donde va a salir el recurso

12. Presupuestos:

- cuánto cuesta el capacitador

- cuantas personas

- lugar

- insumos tecnológicos

- materiales a usar

- memorias

- refrigerios

13. CRONO-GRAMA

DIAGNOSTICO DE NECESIDADES

(DNC)

Nombre de la empresa:     Avianca


nombre del cargo:          Asistente Administrativo 

Tema :                           Comunicación Asertiva    

INTRODUCCIÓN

Con la realización de esta encuesta se dará a conocer el mejor y más efectivo método que usted debe utilizar a la hora de comportarse y relacionarse con todo el entorno que posee la organización a la que usted está vinculada, en la cual se encuentran subordinados y compañeros de trabajo, al poner en practica la manera correcta de comportamiento se verá el resultado adecuado de rendimiento que usted necesita para desenvolverse.

OBJETIVO

Generar los debidos métodos a utilizar por parte del empleado para el buen comportamiento y actitud en el momento de tratar con otras personas.

CUESTIONARIO 

Teniendo en cuenta sus valores responda

1. En las situaciones en las que no estoy de acuerdo con la opinión de otro…

1. No digo nada e incluso suelen convencerme
2. Expreso mi punto de vista mostrando respeto hacia el otro
3. Le digo que está diciendo una tontería y le hago ver que yo tengo la razón
4. Simplemente no lo escucho y no permito que hable

2. En el trabajo te piden hacer una tarea que no te da tiempo para realizarla…

1. Explico que no puedo hacerla porque no me da tiempo
2. La termino haciendo de manera que queda mal por no hablar
3. Les digo que ¡que se han creído! Y por supuesto no la hago
4. Hablo con el jefe y le pido que me dé más tiempo

3. Cuando alguien no ha cumplido con algo a lo que se había comprometido…

1. Le explico que eso me ha molestado y le pregunto el por qué no ha cumplido 
2. Me molesto mucho y se lo digo mostrando mi enfado abiertamente ¡qué falta de compromiso!
3. No le digo nada, pero me fastidio mucho
4. Ninguna de la anteriores

4. A la hora de expresar tu opinión ¿Cómo son tus gestos?
a.   Suaves pero firmes; voz tranquila y gesto relajado

b. Brusco pero firme; voz elevada y gesto tenso, como enfadado

c. En definitiva, no puedo hablar así de que no opino

d. No opino manejo gestos de mal humor

5. Un compañero te está llamando con un apodo que te disgusta, tú…

a. Te sientes molesto, pero le dices la verdad: “Lo que estás haciendo me disgusta, por favor deja de hacerlo”

b. Te enfureces, le dices: “¡No me molestes! ¡¿Tú eres perfecto?”

c. Te quedas callado y actúas como si nada te hubiese dicho.

d. No dices nada y le das la espalda

6. Estás en un grupo haciendo un trabajo, tu propones una idea nueva para mejorar, sin embargo, tu compañero (a) dice que está mal, que no sirves para nada, tú…

a. Le hago entender que todos podemos proponer ideas, sean correctas o erradas, y que si es errada hay que saber decirlo.

b. Me quedo callado (a), y nunca más vuelvo a proponer más ideas.

c. Me enojo con la persona, y le digo: “Mejor hazlo tú.”

d. No Volvería a opinar

7. Un compañero(a) te da constantemente su trabajo para que lo hagas. Decides terminar con esta situación, ¿qué le dices?

a. Le digo que estoy bastante ocupado, pero si no consigue hacerlo, le puedo ayudar.

b. Le digo que es un desconsiderado, que yo también tengo tareas por hacer, y que las haga él.

c. Le digo que siempre me pides que te ayude en tus tareas, porque no te da tiempo o porque no sabes hacerlo, pero ya estoy cansado(a) de hacer tu trabajo, intenta hacerlo tú mismo, así la próxima vez te costará menos, y aprenderás a ser responsable.

d. Le digo que cambie esa actitud, porque yo ya me estoy cansando y no quiero tomar medidas extremas.

8. Alguien te pide un favor incorrecto…

a. Le digo que lo siento y aunque entiendo sus motivos no puedo hacerlo

b. Le digo que no

c. Simplemente ignoro sus palabras

d. Le contesto con un grito diciéndole que es una persona deshonesta

9. Cada vez que tengo que llevar la contraria a alguien…

a. Lo hago, y si le molesta lo que le digo, lo siento mucho

b. Lo hago respetando en todo momento a esa persona

c. Lo paso mal, tengo mucha ansiedad

d. Lo hago irrespetándolo y diciéndole las cosas como son

10. A la hora de expresar tu opinión, ¿Qué palabras empleas más?

a. Desde mi punto de vista, yo pienso que

b. Bueno…, no sé, pero…, tal vez …, si fuera posible…

c. Las cosas son así, hay que…, tienes que, no voy a tolerar

d. Creo que…, para mí las cosas deben ser así y punto

¡MUCHAS GRACIAS POR HABER DILIGENCIADO ESTA ENCUESTA!

Recuerda: “Ni su misión ni su agresividad son el equilibrio de la asertividad”

Riso Coman Walter 

PLAN DE CAPACITACIÓN

                    

Nombre de la empresa: Avianca

Dirección: calle 106 No. 53-26.

Email: Angelanicolrengifo@gmail.com Tel: 3124665553- 4661874

Nombre del responsable área de capacitación: Ángela Rengifo

COMUNICACIÓN ASERTIVA

1.    ACTIVIDAD QUE REALIZA LA EMPRESA

Avianca Siempre ha sobresalido son las de Transporte Regular por Vía Aérea de Pasajeros está siendo la más importante para la compañía e igualmente otra Actividad de Avianca es la de Transporte Regular por Vía Aérea de carga y Correo que se ha venido desempeñando desde 1919 como en el transporte de pasajeros., y que ha traído también grandes satisfacciones a esta Compañía.

2.     JUSTIFICACIÓN

Para que se realice una mayor organización en el personal que se encuentre realizando sus actividades, ya que frecuentemente existen diversos tipos de personas que piensan que para resolver un problema se necesita la agresividad  por este motivo realizamos este tipo de capacitación donde podemos conocer técnicas para resolver un problema sin necesidad de agredir a una persona, teniendo en cuenta la conducta y el rendimiento de los individuos que brindan un servicio; por lo cual el personal que es motivado y que se esfuerza por trabajar en equipo son uno de los pilares fundamentales en la organización, por lo que si hacemos el uso de la comunicación asertiva en nuestros puestos de trabajo podemos contar con  el aumento de confianza y la seguridad de uno mismo logrando así  evitar la agresión hacia los demás.

3.    ALCANCE

En esta capacitación se capacitarán a 20 empleados de la empresa Avianca     sobre la comunicación asertiva y todo lo relacionado con ella.

4.     FINES DE LA CAPACITACIÓN
 - Se espera que los empleados puedan manejar relaciones honestas y sanas en el ambiente laboral
  - Que los empleados sean honestos, sinceros y respetuosos a la hora de interactuar con los clientes o demás personas
  - Enseñarles a los empleados a adquirir formas eficaces de sortear varias situaciones en momentos de ansiedad
  - Que los empleados sean capaces de decir una opinión o comunicarse con alguien de una manera clara y correcta

5.     OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL:

Generar habilidades de comunicación asertiva, que permitan prevenir, mediar y resolver conflictos en relaciones interpersonales.

 5.2OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

- Al final de la capacitación, podrán poner en práctica habilidades de comunicación asertiva que le permitan mejorar la comprensión entre ellos

- Favorecen para la comunicación clara y de esa forma no generar conflictos

- Fomentarán el intercambio de ideas creativas para la resolución de problemas

-Obtendrán herramientas que podrá utilizar al interior para manejar favorablemente los conflictos que se puedan presentar.

6.    METAS

Capacitar a 20 empleados de la empresa para que cumplan con los objetivos planteados constituyendo una herramienta para adaptarse a los nuevos cambios de resolver algún tipo de problema dentro de la organización.

7.    ESTRATEGIAS
   - Se realizará el estudio de la historia de la comunicación asertiva mediante una charla la cual durara 45 minutos, lo que va a lograr que los empleados conozcan más a fondo el tema fundamental que debe existir en esta organización creando lazos de confianza entre el capacitador como los que reciben la capacitación haciendo unas actividades que a su vez fomentaran el compromiso  y el bienestar dentro de una organización para así mejorar el rendimiento y la buena  comunicación dentro de una empresa.

   - Realizaremos una serie de presentaciones para  los que reciben la capacitación llevando una serie de frecuencia entre distintas opiniones de cómo deberían actuar en diferentes problemas dentro de la organización ya que los problemas afectan el clima organizacional  dándole solución a este caso para así mantener una comunicación sincera y respetuosa entre los miembros de la misma logrando así fortalecer los canales de comunicación adecuados para cumplir cada uno de los objetivos al menor tiempo posible.

8.    TIPOS, MODALIDADES Y NIVELES


8.1.        TIPOS

           -INDUCIDA: La persona que va hacer el plan de capacitación es de fuera de la empresa

           -CONECTIVA: Para solucionar conflictos que sean tenido por una mala comunicación

8.2.        MODALIDADES

        COMPLEMENTACIÓN: Para que los empleados refuercen su comunicación y de       esta forma no se generen conflictos

8.3 NIVELES

BÁSICO: Debido a que son aquellos que hace poco ingresaron y no tiene una buena comunicación entre si

9.    ACCIONES A DESARROLLAR

-  Se plantearán 5 frases célebres acerca de la comunicación asertiva las cuales deben ser estudiadas por los empleados

- Se realizará una socialización y nos permita conocer el modo en que estos ponen en práctica el tema estudiado, se dará un tiempo límite de 20 minutos para realizar esta actividad.

- Se verán videos con relación a cómo manejar el asertividad en diferentes casos que se presenten

- Se hará una exposición de la asertividad totalmente clara y concisa por medio de diapositivas

10.  RECURSOS

- Humanos: lo conforman los participantes y los expositores especializados en el área administrativas

MATERIALES

-  Infraestructura: las actividades de nuestra capacitación se desarrollaran en un ambiente adecuado dentro de la empresa proporcionada por la gerencia de la empresa.

-  Guías de actividades

-  Módulos de presentaciones sobre cómo actuar ante cualquier situación

-  Folletos


SITIO

- Dentro de la empresa 

-  En el auditorio


MOBILIARIO

- Computador, plumones, material de estudio, folletos, Tv, Video Beam, DVD y una ventilación adecuada.


 MATERIALES

-  Memorias

-  CDS

- Lapiceros


RECURSO HUMANO

-  3 capacitadores

-  20 capacitados

11. FINANCIAMIENTO

El costo estimado de esta capacitación es equivalente de $ 4’062.365 será financiada con los propios recursos de la empresa Avianca considerados con el presupuesto del año 2017.

12. PRESUPUESTO

COSAS	UNIDAD	CANTIDAD	COSTO UNITARIO	COSTO TOTAL
CAPACITADORES	80.000	4	32	800.360
PERSONAS A CAPACITAR	20	20	400	440.000
LUGAR	Auditorio dentro de la empresa	1	1	1
TELEVISOR	Empresa	1	1	1
VIDEO BEAM	Empresa	1	1	1
DVD	Empresa	1	1	1
FOTOCOPIAS - GUIAS	$ 20.000	20	400	600.000
LAPICEROS	$ 30.000	20	600	620.000
COMPUTADOR	Empresa	1	1	1
FOTOCOPIAS FOLLETOS	$ 25.000	20	500	700.000
CDS	$ 30.000	20	600	800.000
REFRIGERIOS	$ 50.000	20	1000	102.000
TOTAL PRESUPUESTO $ 4’062.365

13. CRONOGRAMA

Temas a capacitar	Junio 20	Junio 21	Junio 22	Junio 23	DURACIÓN
1.Que Es comunicación Asertiva Su importancia, sus objetivos, sus ventajas 1.1. esta con el fin de que pueda entender en un concepto más claro que es comunicación asertiva					2 hr
2. pasos para una comunicación asertiva, consecuencias de no tener una comunicación asertiva, respuestas de la mala comunicación, las 7cs de la comunicación asertiva 2.2 para que se tenga más claro a que situaciones nos puede llevar el n o tener una comunicación asertiva					1 hr
3. tipos de comunicación 3.1 agresiva pasiva y asertiva Como explicarte eficazmente con asertividad					35 min
4. efectos positivos de una buena comunicación asertiva, aspectos a tener en cuenta					40 min

 DIAPOSITIVAS DE CAPACITACIÓN
COMUNICACIÓN ASERTIVA

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN

COMUNICACIÓN ASERTIVA

AVIANCA

Por medio de esta encuesta conoceremos que conocimientos adquirió, mediante la capacitación brindada por la organización. lo satisfactorio que quedo y que sugerencias propone para una próxima capacitación.  

     FECHA: ___________

1. El tema de la capacitación le quedo totalmente claro

A. Si

B. No

C. Un poco

     Justifique su respuesta

      _____________________________________________________________________________

      _____________________________________________________________________________

2. Antes de esta capacitación, mi nivel de conocimiento o competencias para el objetivo de este curso era.

1. Bueno
2. Malo
3. Regular
4. excelente

    

3. Seleccione el nivel de importancia del contenido de la capacitación dentro de una organización

A. Bajo

B. Medio

C. Alto

     Justifique su respuesta

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________

4. El tema de la capacitación le servirá para su vida laboral

A. Si                            

B. No

Justifique su respuesta

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. El tiempo destinado de la capacitación fue el adecuado

1. Si                                    
2. No

    Justifique su respuesta

    ______________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________

6. Entendió con claridad los temas expuestos

1. Si
2. No

    Justifique su respuesta

    ______________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________

7. Califique esta capacitación de 1 a 3 siendo 1 malo y 3 excelente

1. (1) malo
2. (2) regular
3. (3) excelente

     Justifique su respuesta

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________

8. Diga con qué frecuencia la empresa debe realizar este tipo de capacitaciones

A. Cada mes

B. Cada seis meses

C. Cada año

     Justifique su respuesta

     _____________________________________________________________________________

     _____________________________________________________________________________

     

GRACIAS