PRODUCIR DOCUMENTOS 2

PRODUCIR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN 2

INTRODUCCIÓN

A partir de este ejercicio académico se da a conocer la competencia producir los documentos 2 donde se abarco la estructura de la guía técnica colombiana GTC -185 en la cual se profundizo en la elaboración de cartas, informes, memorandos, hojas de vidas corporativas, cartas protocolares, sobres comerciales, entre otros. Además, se hizo uso de la información que provee el libro la cocina de la escritura de Daniel Casanny, lo cual fue de gran ayuda para las bases que se necesitan a la hora de escribir y redactar.

JUSTIFICACIÓN

Para nosotros los aprendices SENA, es de vital importancia el adquirir todos los conocimientos relacionados con la escritura y la redacción, ya que son las bases fundamentales  para el ingreso a un ámbito laboral en determinada organización, teniendo en cuenta un orden específico para los documentos.

Esta competencia es de vital importancia porque es la base para la realización adecuada de documentos escritos que se soliciten en el momento de laborar en una organización, teniendo en cuenta la norma GTC-185 y los parámetros que esta maneja en los diversos documentos.

OBJETIVOS GENERAL

Analizar  mediante este proyecto que los aprendices SENA  sean más competitivos a la hora de relacionarse en un ámbito laboral, poniendo en práctica los conocimientos previamente adquiridos y de esta manera  cumplir con las pautas que posee la guia técnica colombiana GTC -185.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

* Realizar las plantillas de los diferentes documentos que abarca la guía técnica colombiana GTC-185

* Hacer cada uno de los documentos relacionándolos con alguna empresa

* Fortalecer los conocimientos a la hora de realizar cualquier documento dentro de la organización 

GLOSARIO 

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.

Acepción: sentido en que se puede tomar una palabra o expresión y que, una vez aceptado  y reconocido por el uso, se expresa en los diccionario  a través de la definición. 

Concisión: Brevedad, exactitud y precisión en la forma de expresarse, ya sea por escrito u oralmente.

Impugnar: Solicitar la nulidad de una decisión  oponiendo razones que demuestren que es injusticia o ilegal, o que no ha seguido los tramites reglamentos.

Quorum: Se refiere al numero de individuos que es necesario para que un cuerpo deliberante tome decisiones o llegue a acuerdos validos, asimismo, es la proporción de votos favorables que se necesita para que haya acuerdo.

Remisorio: Que tiene virtud de remitir o perdonar.

Sigla: Abreviatura conformada por la letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Sucinta: Que esta expresando de manera breve, concisa y precisa.

Tercio: Cada una de las tres partes se visualiza el sobre.

Vocablo: Unidad léxica constituida por un sonido o conjunto de sonidos articulados que tienen un significado fijo y una categoría gramatical.

Veracidad: Condición de veraz.

Margenes: La estremidad de un cosa o orilla 

Interlinea libre: Espacio que media entre dos lineas escritas o impresa, palabras intercalada entre dos  lineas.

Destinatario: Persona a quien se dirige algo

Remitente: remitente o persona que enviaalgo , que manda algo por correo   

PALABRAS CLAVES

Carta

Informes 

Memorandos

GTC -185

CARTAS

Según la norma técnica colombiana GTC 185 las cartas están a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo en el cumplimiento de funciones, se recomienda hacer las cartas en formato oficio o A4, con logo membrete y pie de página los cuales deben estar preferiblemente en todas las hojas.

Se clasifica en:

·        * Bloque

·        * Semibloque

·        *  Bloque extremo

Existen distintos tipos de cartas

·      *  Organizacional

·      * Personal

·      *  Profesional

A continuación los ejemplos de plantillas de cada tipo de carta

A continuación los ejemplos de cartas 

MEMORANDOS

Son Comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información entre dependencias locales, regionales e internacionales.

El destinatario y el remitente para su escritura utilizan 3 opciones:

PRIMERA OPCIÓN:

Destinatario: Titulo, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: Nombre y cargo separados por coma.

En este caso al final del texto aparece su firma sin el nombre.

SEGUNDA OPCIÓN:

Destinatario: Titulo, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: Cargo y dependencia o cargo solamente.

En este caso, al final del texto aparece el nombre mecanografiado con mayúscula inicial.

TERCERA OPCIÓN:

Destinatario: Cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: Cargo y dependencia o cargo solamente.

En este caso, al final del texto la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado con mayúscula inicial.

A continuación se encuentran las plantillas de memorandos

Acontinuación los ejemplos de memorandos

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas que van dirigidas a un grupo de especifico de personas tanto internas como externas.

La circular con carácter interno se utiliza para informas disposiciones, normas y políticas, y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios.

Su redacción debe ser:

·         *Tratar un solo tema

·         * Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía

·         * Redactar de forma clara y precisa

·         * Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

Existen 2 clases de circulares:

·          * La circular general que va dirigida específicamente a un grupo de personas.

·         * La carta circular que está dirigida en forma personalizada. 

      A continuación se encuentran las plantillas de circulares

a continuación los ejemplos de circulares según las plantillas

ACTAS

Según la ley GTC 185 las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o una situación específica donde cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación legal vigente, en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

CLASES DE ACTAS

·         Actas de comité

·         Actas de consejo municipal

·         Actas de consejo

·         Actas de junta directiva

·         Actas de asambleas

·         Actas de reuniones administrativas

·         Actas de levantamientos de cadáveres

·         Actas de baja de inventarios

·         Actas de eliminación de documentos

·         Actas de sociedades

·         Actas de entrega 

   A continuación los ejemplos de plantillas de acta

A continuación los ejemplos de actas 

INFORMES

Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización. Cuando existen anexos en un informe se recomienda hacer su identificación o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN

·         Tratar un solo tema

·         Redactar en forma impersonal

·         Usar tratamiento respetuoso y cortes

·         Disponer el orden en que se va describir

·         Redactar en forma clara y precisa

Existen 3 clases de informes:

·         Resume ejecutivo, que tiene de una a 3 páginas

·         Informe corto, que consta de una a 10 páginas

·         Informe extenso, que consta de 11 páginas en adelante

   A continuación se presentaran las plantillas

a continuación los ejemplos de informes

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Según la guía técnica colombiana el  certificado  es de carácter probatorio público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.

PUEDEN EMITRISEN  DE:

ü  Calificaciones obtenidas dentro de los periodos académicos

ü  Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo.

ü  Becas, donaciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

CONSTANCIAS

Es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, ya que puede ser personal.

SE CLASIFICAN EN:

ü  Tiempo de servicio

ü  Jornada laboral

ü  Cumplimiento de comisiones

ü  Comportamiento del trabajador

ü  Salarios u horarios, entre otros.

SOBRES COMERCIALES

Los sobres comerciales tiene como propósito el ser la cubierta de un documento a la hora de su envió.
Deben tener unas características de presentación, registrando los datos del destinatario la forma de comunicarse debe ser clara y concisa.

CLASES DE SOBRES   

·         Sobre oficio con ventanilla y sin ventanilla

·         Sobre carta con ventanilla y sin ventanilla

·         Sobre para tarjeta

·         Sobre de manila( extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla) de acuerdo a su destino
- Local
- Nacional
- Internacional

A CONTINUACIÓN, LOS EJEMPLOS DE SOBRES COMERCIALES 

HOJA DE VIDA CORPORATIVA 

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente.

Sus partes:

• ·         Identificación del documento
• ·         Nombre
• ·         Datos básicos
• ·         Información laboral
• ·         Información académica
• ·         Experiencia laboral
• ·         Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios 

A continuación, el formato de ejemplo de una hoja de vida

a continuación un ejemplo de hoja de vida según el ejemplo de la plantilla

MENSAJES ELECTRÓNICOS

Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet.

Es obligatorio que tenga los datos del remitente en la parte de firma

PARTES

·         De

·         Para

CC - publico

CCO - privado

·         Asunto

·         Cuerpo del texto

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A continuación ejemplos

TARGETAS PROTOCOLARES

 Según la guía técnica colombiana las tarjetas hacen parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el buen manejo de las relaciones públicas y de  negocio.

LAS TARGETAS DE PRESENTACION RECOMIENDAN

·         Logo tipo de la organización

·         Razón social completa

·         Nombres y apellidos completos del directivo o del funcionario de la organización que va a utilizar la tarjeta

·         Cargo que desempeña

·         Dirección teléfono, fijos y móviles, telefax, correo electrónico, sitio Web, correo entre otros.

A Continucion ejemplos: